Méthode GTD – La productivité sans stress

Getting Things Done, the art of stress-free productivity par David Allen

(« Faire avancer les Choses, l’art de la productivité sans stress »)

Dans le domaine de la gestion de projet, s’il y a bien une qualité que l’on se doit d’avoir et de développer sans cesse c’est bien son sens de l’organisation.

Il ne s’agit pas simplement de s’organiser soi, ce serait bien simple (et pourtant le plus compliqué au final) mais surtout d’organiser le temps, les ressources, les plannings, les tâches et toutes les joies quotidienne d’un projet qui tourne, évidement, sans anicroche.

Nous connaissons tous l’agenda qui nous permet de savoir exactement ce que l’on a à faire tel ou tel jour et qui nous a permit de ne jamais rater un rdv, hum…

Nous avons également nos fameuses listes qui contiennent aussi bien le document important à envoyer aujourd’hui que la liste de courses à faire dans une semaine.

Nous classons les tâches à faire par importance alors qu’elles sont urgentes mais passons plus de temps sur ce qui est peu important et n’apporte rien…

Je pense que tout cela parle à chacun d’entre nous, que ce soit pour l’organisation personnelle ou professionnelle. Il existe différentes méthodes sur le marché, des ‘trucs et astuces’ le nœud au mouchoir, les bouts de papiers colorés collés au coin de son écran ou encore les rappels sur le réfrigérateur… mais il existe heureusement des méthodes un peu plus structurées.

Quand j’ai commencé à lire la méthode, je dois avouer que j’étais un peu dérouté. En effet, le shéma principal de pensée ressemble à ça :

Mais rassurez-vous, c’est bien plus simple qu’il n’y parait !!

Entrons dans le vif du sujet sans nous laisser impressionner par ce schéma. La méthode d’organisation GTD consiste à passer par plusieurs étapes :

La collecte :

Il s’agit de recueillir, dans une boite de réception, toutes les idées, notes, rêves, tâches et autres pensées qui trottent dans notre tête afin de soulager notre esprit de toute réflexion inutile pour se concentrer sur l’action. J’insiste sur le fait de réunir toutes les pensées mêmes celles qui paraissent inutiles, sans jugement (principe du Brainstorming), car elle ont leur importance.

Le traitement

Une fois toutes les idées recensées, on les classe dans trois catégories :

• Celles qui ne nécessitent aucune action immédiate => finiront à la poubelle, à faire un jour/peut être ou à conserver en document de référence
• Celles qui nécessitent plus d’une action => on parle donc de projet ou dossier que l’on va organiser selon un plan de plusieurs actions
• Celles qui nécessitent une action immédiate => cette action peut-elle être exécutée en moins de 2 minutes ? Si oui on la réalise tout de suite ou alors on la délègue ou on la reporte à une date précise

L’organisation

Afin d’exécuter au mieux les actions choisies et filtrées, on va définir la notion de contexte (où et quand les exécuter : maison, bureau, extérieur, etc.) et créer des listes pour chaque contexte. Il est très important de créer autant de listes que de contextes afin de ne pas mélanger des actions qui n’ont aucun rapport entre elles.

La revue

Pour que cette méthode fonctionne il faut la passer en revue au moins une fois par semaine afin de remettre les tâches dans leur contexte, d’effacer les tâches terminées et de classer les dossiers clos. Le fait de voir que les listes se réduisent a un effet positif sur le moral.

L’action

On n’organise plus, on agit !

Une fois que tout est en place, qu’on est au bon endroit, au bon moment avec la bonne liste de choses à faire, on peut se concentrer dessus sans penser à autre chose car on sait qu’une organisation tout aussi pointue nous attend quelque soit l’endroit où l’on va travailler, et c’est là toute la force de la méthode.

Cela peut paraître un peu long et complexe comme mode de pensée. Mais depuis maintenant deux ans que j’ai adopté cette façon de réfléchir et d’agir, je sens une nette amélioration dans ma productivité.

Il existe plusieurs outils pour utiliser GTD, de la feuille de papier et du crayon à ne pas négliger, au logiciel spécialisé payant en passant par l’ordinateur de poche ou le téléphone portable.

Pour ma part j’utilise un outil en ligne très pratique : TaskWriter (qui fera l’objet d’un autre billet très bientôt)

Je ne peux donc que vous conseiller la lecture de ces deux ouvrages très complets que sont : « S’organiser pour réussir » et « Prêt pour l’action » de David Allen.

Pour finir, l’essentiel reste de se poser la vraie question : avons nous vraiment envie de faire mieux que notre méthode actuelle ? Sommes-nous prêts à nous remettre en question et à accepter d’apprendre tous les jours et d’optimiser notre façon de travailler et de penser ?

Si c’est le cas, alors des outils formidables existent, il ne reste plus qu’à les tester et à persévérer jusqu’à ce que ça devienne naturel et on notera, en très peu de temps, une nette amélioration de notre quotidien.

Qu’en pensez-vous ?